5 raisons et plus … de passer d’un compte gratuit gmail.com à un compte professionnel G Suite

Vous êtes entrepreneur et vous utilisez aujourd’hui un compte Google gratuit (communément appelé “compte Gmail”) pour votre activité professionnelle ? Bravo ! Avec votre adresse email vous bénéficiez à la fois d’une boite mail simple d’usage mais aussi du Drive où vous pouvez stocker des document et les partager, d’un Agenda synchronisé avec votre téléphone, d’un gestionnaire de contacts, d’un créateur de sites web, d’un bloc note et j’en passe !

Pour vous ça allait de soi vu que vous utilisiez déjà Gmail comme adresse email perso. D’ailleurs, peut être même que vous utilisez votre adresse Gmail perso … pour le pro. 

En parallèle, vous commencez à vous poser quelques questions. Vous avez peut être entendu parler de G Suite, mais vous vous dites “qu’est-ce que cette version payante pourrait bien m’apporter de plus ?”

G Suite, c’est la version professionnelle de tous les outils que vous utilisez déjà au quotidien. Une version plus robuste, et surtout adaptée à la gestion d’une organisation.

Examinons les points principaux qui marquent la différence entre un compte Gmail et un compte G Suite :


Donner une image pro avec une messagerie professionnelle

Si vous vous adressez à une entreprise et qu’elle vous donne pour communiquer avec elle une adresse email en @gmail.com, vous lui attribuez instinctivement quel niveau de confiance ?

Avec un compte G Suite, les adresses email sont rattachées à un nom de domaine que vous choisissez, celui de votre site internet de préférence.

Vous aurez donc des adresses email de la forme prenom.nom@monEntreprise.fr. C’est tout de même mieux comme image !


Avoir plusieurs adresses email pour le même prix

Pour chaque utilisateur (Prénom NOM), vous pouvez avoir autant d’adresses emails que vous le souhaitez. Ces adresses email supplémentaires, appelées “Alias”, sont incluses gratuitement et ne sont pas comptabilisées en tant qu’utilisateurs.

Vous aurez ainsi une adresse email principale sous la forme par exemple de prenom.nom@monEntreprise.fr et des Alias liés au même compte utilisateur

Les emails envoyés à ces Alias arrivent dans votre boîte de réception prenom.nom@monEntreprise.fr

Ces différentes adresses peuvent aussi vous permettre de mieux identifier la provenance des emails que vous recevez et de mettre en place des filtres dans Gmail.


Séparer le pro du perso

Je ne vous fais pas un dessin ? 

Vous êtes en train de travailler et vous accédez à votre messagerie pour retrouver le dernier mail de votre client et paf ! vous voyez le mail de l’asso de basket qui vous donne les dates des prochains matchs. Adieu la concentration !

Et dans votre Drive cohabitent le contrat de sous traitance avec votre plus gros client et le Google Docs que vous avez partagé avec votre conjoint pour la préparation des prochaines vacances ! Bof ! 

Gardez votre compte @gmail.com pour le perso et ouvrez vous un espace dédié à vos activités professionnelles !


Bénéficier de plus d’espace de stockage

Compte gratuit : 15 Go de stockage

Compte G Suite Basic : 30 Go par utilisateur

Compte G Suite Business :

Dans le Drive : 1 To par utilisateur (jusqu’à 5 utilisateurs) et illimité au delà

Dans les Drive partagés : Illimité

Vous pouvez ainsi stocker tous vos documents sur le Drive et y accéder depuis n’importe quel device (ordinateur, smartphone, tablette)


Être en règle vis à vis de la RGPD et sécuriser ses données

Avec les comptes G Suite, Google s’engage à un certain nombre de garanties :

Vos données ne sont ni collectées, ni analysées, ni utilisées à des fins publicitaires. Vos données ne sont utilisées que pour fournir les services G Suite, ainsi que pour des fonctions systèmes telles que le filtrage anti spam, la détection de virus, le correcteur orthographique, la gestion des ressources, le routage du trafic, la recherche dans les emails et les documents de votre compte utilisateur.

Vous bénéficiez d’une garantie d’accès aux données de 99,9%

Et avec un compte Business vous pouvez aussi choisir que vos données soient stockées en Europe


S’appuyer sur une infrastructure pro qui donne la possibilité de voir grandir son projet

La console d’administration du compte G Suite vous permet de gérer en un seul endroit les différents comptes utilisateurs de l’organisation et les droits qui leur sont attribués.

Aujourd’hui vous êtes solopreneur, mais votre entreprise peut être amenée à grandir ?

Dans la console d’administration, vous pouvez créer et supprimer des comptes utilisateurs (membres de l’entreprise ou partenaires), attribuer des droits de partage pour mieux sécuriser les données de votre entreprise, gérer la sécurité des comptes, etc …

L’ajout et la suppression des utilisateurs peut se faire à n’importe quel moment, avec une facture mensuelle suivant le nombre d’utilisateurs.


Conserver la complète maîtrise de tous les documents partagés

Imaginez que vous collaborez sur un projet avec un partenaire, un client.

Pour faciliter la collaboration, vous décidez que tous les documents relatifs à ce projet seront stockés dans un dossier du Drive que vous partagez avec les participants du projet.

Des documents sont créés par les uns et les autres tout au long de la vie du projet. C’est génial, tout le monde y a accès !

Mais … les documents créés par d’autres personnes que vous ne vous appartiennent pas. Ce sont les créateurs qui en sont propriétaires. Et une fois le projet terminé, la sécurisation de ces documents est compliquée.

Avec un compte G Suite Business, en plus de votre Drive, vous avez des espaces sécurisés destinés au partage, nommés Drive Partagés. Tous les documents qui sont créés dans les Drive partagés de votre organisation sont la propriété de l’organisation. Les documents du projet sont donc votre propriété et vous en gardez la maîtrise complète.


Avoir un outil de visioconférence performant permettant d’inviter des personnes sans compte Google

Google Meet est l’outil de visio conférence de Google, réservé jusqu’à il y a peu aux comptes G Suite.

Durant le confinement, l’accès à Google Meet a été ouvert aux comptes Gmail gratuits. Mais limité à une heure et pas de possibilité d’inviter des personnes sans compte Google.

Un peu gênant pour faire une visio avec votre client qui n’a pas de compte Google !

Avec votre compte G Suite, vous invitez votre client à une réunion Meet et il lui suffit d’ouvrir le lien sur un navigateur internet à jour, sans installation et pas besoin de se connecter à un compte Google


Gérer à distance la sécurisation de nos appareils mobiles

Cerise sur le gâteau : Dans la console d’administration vous pouvez enregistrer les appareils mobiles sur lesquels vous utilisez votre compte G Suite, et en cas de perte ou de vol, très simplement effacer vos données de ces appareils.


Quel est le tarif de ces services ?

G Suite Basic : 56,16€ TTC/utilisateur la première année, 62,40€/an ensuite

G Suite Business : 112,32€ TTC/utilisateur la première année, 124,8€/an ensuite

Avec un paiement mensuel et sans engagement


En résumé : 

Pour 125€ par an, vous avez une infrastructure de communication, de stockage et de partage pro, qui permet de faire face à toutes vos situations de fonctionnement et de croissance (ou même 62€ par an pour commencer si vous êtes seul et avec peu de besoins de stockage et pas de collaboration en externe)


Les Foliweb et notre partenaire IONOS proposent

G Suite Basic gratuit pendant 1 an pour 1 utilisateur pour faciliter le travail à distance.

Profitez de l’offre !


Marielle Silberstein

Consultante et formatrice en efficacité digitale | Certifiée Google Cloud – GSuite Marielle accompagne les entreprises dans leur passage au cloud via le réseau de formateurs Numericoach. Passionnée d’efficacité numérique, elle adore aider les entrepreneurs à gagner en productivité grâce à la suite Google.

Pour contacter notre auteur : https://www.linkedin.com/in/marielle-silberstein-expert-google-suite-02a8b443/

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